...en dan moet u al uw zakelijke e-mailadressen opt-in hebben gemaakt. Bent u nog volop bezig, dan bent u op tijd gereed. Moet u nog starten met opt-in campagnes en het aanpassen van uw inschrijfpagina's? Dan heeft u nog exact 1 maand!
11 november 2008 stemde de Eerste Kamer in met de wijziging van de Telecommunicatiewet. Dit betekent dat bussiness to bussiness email en fax onder het opt-in regime vallen per 1 oktober 2009. In het nu volgende verslag van de DDMA voorlichtingsbijeenkomst over e-mailmarketing krijgt u inzicht in de implicaties van deze nieuwe wet voor uw bedrijfsvoering.
Wat verandert er nu per 1 oktober 2009? Kort gezegd het volgende: Email aan zakelijke ontvangers wordt opt-in. Dit betekent dat u:
De Wet
Het opt-in regime voor zakelijke email wordt geregeld in artikel 11.7 van de gewijzigde telecommunicatiewet. Hierin staat dat:
* het gebruik van automatische oproepsystemen zonder menselijke tussenkomst en elektronische berichten (fax, email, sms)
* voor het overbrengen van ongevraagde communicatie voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden
* aan abonnees (particuliere en zakelijke ontvangers)
* is toegestaan als hiervoor voorafgaande toestemming is verleend (opt-in)
Abonnees
Wat concreet is veranderd is de wettelijke uitleg van het begrip
abonnees. In de ‘oude’ Telecomwet staat dat de bepalingen in dit
artikel alleen van toepassing zijn op consumenten (abonnees die
natuurlijke personen zijn). In gewijzigde Wet vervalt deze bepaling en
gelden de andere bepalingen ook voor zakelijke contacten.
OPTA
Hoe het zit met de emailadressen die u tot 1 oktober legaal opt-out
verzamelt? Dit zegt de Wet niet. OPTA wel. U moet zorgen dat u ook van
deze contacten toestemming krijgt om hen na 1 oktober te mailen. U
hoeft overigens niet te vrezen dat OPTA u meteen aan de schandpaal
nagelt, stelt Ronald van den Broek, adviseur internet en veiligheid van
de toezichthouder. OPTA gaat hard optreden tegen zakelijke spammers.
Legitieme organisaties, die de fout in gaan, krijgen over het algemeen
eerst een waarschuwing. Bovendien stelt Van den Broek: ‘wordt een hoop
leed vermeden door een duidelijke en werkende afmeldhyperlink bij uw
commerciële emails’. Hierover ontvangt OPTA aardig wat klachten. En
vooralsnog kost een klacht indienen via
spamklacht.nl meer werk dan
afmelden zou moeten kosten.
De uitzonderingen
Er bestaat een belangrijke uitzondering op de opt-in regel.
Organisaties hebben geen voorafgaande toestemming nodig als zij eigen
klanten met aanbiedingen van gelijksoortige producten en diensten
willen emailen. Een vastomlijnde definitie van ‘eigen klant’ of
‘gelijksoortige producten’ bestaat niet, er zijn wel handvatten:
Klant
De wetstekst zegt dat er sprake is van een klantrelatie als je de
gegevens hebt verkregen in het kader van een transactie. Bij verkoop is
er dus sprake van een klantrelatie. De uiteindelijke beoordeling wordt
aan de bedrijven zelf overgelaten, omdat ieder geval specifiek is.
Eigen gelijksoortige producten
Voor bedrijven met een breed assortiment, zullen meerdere producten
onder deze definitie vallen. Ga hierbij uit van de verwachtingen van uw
klant. Kunnen zij logischerwijs verwachten dat u hen ook over deze
producten mailt?
Het is wel zaak dat wij hier verantwoordelijk mee omspringen, om irritatie tot een minimum te beperken
Toestemming Hoe krijg je nu de benodigde toestemming? De wettelijke definitie van toestemming luidt als volgt:
‘elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt’ Zowel OPTA als de DDMA Email Code geven hier duidelijke richtlijnen voor:
1. Algemeen: wees transparant!
2. toestemming mag niet ‘weggestopt’ worden in de Algemene Voorwaarden, het moet een abonnee duidelijk zijn waar hij toestemming voor geeft, bijvoorbeeld email én derdenverstrekking
3. een abonnee moet een actieve handeling verrichten om toestemming te verlenen (bijvoorbeeld een vakje aanvinken)
4. een email versturen om vervolgens toestemming te vragen om te mogen emailen mag niet meer na 1 oktober!
5. zorg dat de identiteit van de afzender altijd duidelijk is door de onderwerpsregel en de afzender
Gezond verstand Tot slot nog een waardevolle niet juridische toevoeging. Het is altijd mogelijk de mazen van de Wet op te zoeken en toe te passen, maar is dat niet de verkeerde basishouding? Denk aan de uitgangspunten van goede DM: Doe relevante aanbiedingen aan de mensen die hierop zitten te wachten. Niet aan mensen die hierdoor geïrriteerd raken. Als je als postorderaar (waargebeurd verhaal) klanten met grote maten gaat mailen over afslankproducten, dan kan dit CRM-technisch wel verantwoord zijn, maar is het ook slim?